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HOB Lösungen in der Praxis

Anbindung mobiler Arbeitsplätze an das Netzwerk einer Kanzlei mit neuesten Übertragungstechniken

Die Sozietät Dr. Böckmann & Partner mit Sitz in Berlin ist ein Zusammenschluss von Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und Steuerberatern in der Rechtsform einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Anfang der 70er Jahre von Dr. Georg Böckmann als Einzelpraxis gegründet, besteht die Sozietät heute aus fünf Partnern und zwei Sozien und beschäftigt über 80 Mitarbeiter. Die Kanzlei bietet Unternehmen jeder Rechtsform, öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Privatpersonen umfassende Problemlösungen in allen Fragen der Wirtschaftsprüfung, der Steuerberatung und des Wirtschaftsrechts.  

Bei der Anbindung ihrer mobilen Mitarbeitern setzt die Kanzlei seit Mitte 2004 in enger Zusammenarbeit mit der NAC Network & Application Consult GmbH Berlin (NAC) auf neue Technologien und Sicherheitsstrukturen.

Das Konzept der Firma NAC basiert auf der Windows Terminalservertechnik von Microsoft. Da unterschiedlich große Kanzleien auch mit verschiedenen Ansprüchen und Netzwerken arbeiten, kommen unterschiedliche Szenarien zum Einsatz. In größeren Kanzleien wie der Sozietät Dr. Böckmann & Partner installieren die IT-Fachleute alle relevanten Programme auf Windows Terminal Servern (sog. Stellvertreterrechner). Diese Technik erlaubt es den Mitarbeitern mit den Programmen auf den Terminal Servern zu arbeiten, als wären diese bei Ihnen lokal installiert. Natürlich können die Mitarbeiter auch alle gleichzeitig eine Anwendung auf dem Terminal Server benutzen, ohne dass Sie sich gegenseitig behindern. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene „Sitzung“. In kleineren Locationen dient als Stellvertreterrechner ein PC mit Windows XP Professional, da sich dort oft die Anschaffung eines Windows Terminal Servers nicht lohnt.

Das Konzept ermöglicht eine maximale Mobilität des Managements und der Prüfer beim Mandanten. Alle Mitarbeiter im Kanzleiverbund leisten effektive Teamarbeit, da sie gleichzeitig auf die Unternehmensdaten und EDV-Programme zugreifen können. Ein weiterer wichtiger Nutzen aus technischer Sicht ist die absolute Flexibilität bei den zum Einsatz kommenden Zugangsmöglichkeiten. Von externen Prüfungs-PCs, über Notebooks und Heimarbeitsplätzen, bis hin zu PC-Netzwerken beim Mandanten stehen den Mitarbeitern alle Wege offen.

Das Konzept im Detail

Die Vorteile des zum Einsatz kommenden Stellvertreterrechners liegen klar auf der Hand. Keinerlei Mandantendaten verlassen die Kanzlei und alle Mitarbeiter haben unabhängig von Ihrem Standort kontrollierten Zugriff auf ihre Programme.

Die Mitarbeiter bearbeiten mittels Datenübertragung ihre Anwendungsdaten auf dem Stellvertreterrechner in der Kanzlei. Auf den PCs oder Notebooks außer Haus befinden sich keine Mandantendaten. Dadurch verringern sich die Zeiten für Vor- und Nachbereitungsarbeiten bei Prüfungseinsätzen. Die Datensicherheit wird durch das Konzept in zweierlei Hinsicht gewährleistet: Ein Verlust der Hardware bedeutet nicht den Verlust der Daten und die verschlüsselte Übertragung sichert vor Hackern. Teamarbeit während eines Prüfungseinsatzes und die Verfügbarkeit aller Datenbanken, auch an den entfernten Arbeitsplätzen, sind garantiert.

Auf den entfernten PCs, Notebooks oder PC-Netzwerken stehen ohne lokale Installation alle Programme der Kanzlei zur Verfügung. Dadurch entfallen administrative Aufwendungen für Vor-Ort-Einsätze. Durch den Einsatz von schmalbandigen Übertragungsmedien spart die Kanzlei Kommunikationskosten und die Flexibilität und Mobilität durch Nutzung von UMTS, GPRS und ISDN erhöht sich enorm und zwar europaweit. Einen Zusatznutzen bilden die geringeren Anschaffungskosten für einfach ausgestattete PCs oder Notebooks, sowie deren längere Verwendungsmöglichkeit. Ein weiterer Zusatznutzen ist die „Easy Print-Funktion“ der HOB-Software. Diese ermöglicht vor Ort ein unabhängiges Drucken auf fremden Druckern ohne aufwändige Treiberinstallation.

Wie erfolgt der Zugriff auf die Programme?

Die Mitarbeiter verbinden sich mit der Zentrale über verschiedene Zugriffssoftware und -methoden. Via ISDN erfolgt der Zugriff über einen AVM ISDN-Direktanschluss , also nicht über das Internet, aber mit einer Verschlüsselungstiefe bis 256 Bit. Bei der ISDN-Anbindung verwenden die Mitarbeiter den RDP Client von Microsoft und dessen Verschlüsselung mit 128 Bit. Kommen die neuesten Übertragungstechniken UMTS, GPRS oder W-LAN zum Einsatz, wird der RDP Client von HOB genutzt. Zur Absicherung der Verbindung kommt hierbei die SSL-Verschlüsselung von HOB mit 256 Bit zum Einsatz. Zusätzlich sichert eine VPN-Lösung den ersten Verbindungsaufbau mit 128 Bit ab. Ganz neu wird momentan in das Projekt auch Portable DSL in Berlin integriert. Diese Technik läuft bisher nur in Stuttgart, Berlin ist seit 18.09.04 mit einer Pilotinstallation ausgestattet. In den erfolgreich durchgeführten Pilottests finden hierbei ebenso die Software-Lösungen von HOB Verwendung.

Datensicherheit:

Sobald eine Verbindung zwischen der Kanzlei und dem Internet besteht, muss als Grundsicherung das Netzwerk mit einem Firewallsystem gegen Eindringen und Ausspionieren gesichert werden. Gegen das Einschleusen von Computerviren und -würmern wird eine Virenschutzinfrastruktur notwendig.

Binden Unternehmen entfernte Arbeitsplätze an das Kanzleinetzwerk an, erfolgt grundsätzlich die Öffnung eines bis dahin geschlossenen Netzwerkes nach außen. Die absolute Sicherheit kann es dann nie geben. Allerdings minimieren die oben genannten Schutzmechanismen unerwünschte Zugriffe oder Datenverluste. Das Gesamtkonzept der NAC sieht solch einen Rundum-Schutz vor.

Die entfernten Arbeitsplätze werden durch eine ISDN- Direkt Verbindung, ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) oder die verschlüsselte Verbindung (SSL) mit Passwortdateien geschützt. Alle drei Datenverbindungen stufen Sicherheitsexperten als sicher ein. Das NAC-Konzept empfiehlt hier zur Erhöhung der Sicherheit eine kombinierte Anwendung der Sicherheitssysteme.

Das Prinzip des Stellvertreterrechners und die Verschlüsselung der Datenströme verhindert wirksam einen Datendiebstahl. Auch wenn mobile Geräte abhanden kommen, enthalten diese keine brisanten Daten.

Die grundsätzliche Entscheidung zur Umsetzung des gesamten Projektes bei Dr. Böckmann und Partner begann 2001 mit einem Provider VPN. Vorher erfolgte der Dateitransfer mit Disketten oder Email. Herr Tapfer, Geschäftsführer von NAC kommentiert: „Mangelnde Flexibilität und hohe Kosten, sowie die Einführung von UMTS machten dann ein Umschwenken notwendig. In Teilbereichen wird aktuell AVM und Microsoft RDP eingesetzt. Bei den neuesten drahtlosen Kommunikationstechniken UMTS, GPRS und Portable-DSL war die HOB-Lösung am stabilsten und mit der höchsten Sicherheitsstufe ausgestattet“.

Durch den Einsatz eines Stellvertreterrechners müssen keine kompletten Anwendungsdateien übertragen (ausgenommen Druckdateien) und auch keine Anwendungsdateien auf den externen Arbeitsplätzen vorgehalten werden.

Durch die Verwendung unterschiedlicher Strukturen zeigt sich das Konzept von NAC in Kombination mit HOB-, AVM- und Microsoft-Softwarelösungen als äußerst flexibel. Auch spielt die Größe der Kanzlei keinerlei Rolle, da sowohl kleine wie auch große Unternehmen berücksichtigt sind. Zudem ist die Gesamtlösung nach oben unbegrenzt skalierbar, sodass selbst große Zusammenschlüsse oder Übernahmen problemlos gelöst werden können. Ebenfalls ist eine Skalierung bei der Wahl der Sicherheitsstufen gegeben. So kann zum Beispiel der Aufbau eines VPNs auf Basis von HOB-Software mit einer 256 Bit-Verschlüsselung erfolgen. Von der Kostenseite betrachtet, sorgen sowohl die verringerte Administration, als auch die geringeren Kommunikationskosten für einen schnelle ROI der Lösung.

Herr Leifhold als der in der Kanzlei Dr. Böckmann & Partner für die EDV zuständige Partner fasst die Vorteile des kürzlich abgeschlossenen EDV-Projektes wie folgt zusammen: „Endlich können unsere Mitarbeiter Ihre Prüfungsaufgaben unabhängig und EDV-gestützt bei unseren Mandanten vor Ort durchführen, ohne in der Vor- und Nachbereitungsphase einen zeitaufwendigen Datentransfer vornehmen zu müssen. Dass sich zusätzlich der Schutz vor Datenverlusten erhöht und eine Parallelbearbeitung der Aufgaben vor Ort und in der Kanzlei gegeben ist, erhöht den Nutzen des Projektes enorm.

Bei größeren Prüfungsaufgaben beim Mandanten erfolgt sogar die Anbindung kleinerer PC- oder Notebook-Netzwerke über ISDN oder DSL an unsere Kanzlei. Im Rahmen unserer Aktivitäten im internationalen Kanzleiverbund POLARIS IA INTERNATIONAL ist jetzt unseren Wirtschaftsprüfern der Zugriff auf die Zentralrechner unserer Kanzlei europaweit gegeben.“   

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